
EXCEL 在审计中的应用
一、 编辑处理
1、 操作柄:当大家把鼠标(空心十字架)放在任一任务格右下角上,会发现十字架变成了实心小十字架,我将这个小十字架成为“操作柄”。大家按我的要求操作一下就明白了该操作柄的用途,(1)在某个任务格中随意输入一个数据,如12,按前要求出现操作柄时。(2)按住鼠标左键往下(各个方向均可)拖动鼠标,松开鼠标键,你会发现下面的格中均被12所填充;拖动时,同时按住Ctrl键,你会发现下面出现为13,14,15……明白了吧:),小儿科哟!
2、 替换功能:一般大家都认为这太简单了,谁都知道。但是我要提醒的是空格和无内容也是可以进行替换的。例如,审计时导入的客户财务资料有时因软件原因,在很多明细前面或中间有一些不必要的空格,不想要,怎么办?简单:用无内容来替换空格啊,按“Ctrl+E”后在“查找内容里”输入一个空格,点“全部替换”。OK,无足挂齿!
3、 批注功能:审计时经理检查电子版工作底稿时,不好在审计员的底稿上找地方发表意见,这时用批注功能就有实际意义了,该功能简单,不详细解说了,方法选中有意见的地方,在视窗上“插入”点击“批注”,好了,有意见请发表!
4、 输入条件:比如在拟订好的标准格式页面上的内容,为了防止输入信息错误,可以指定特定任务格的输入条件。在视窗的“格式”中“条件格式”,快试试吧!
5、 定位符:对输入的公式运用“操作杆”的问题,比如在“F9”中输入“=D9*E9”,然后在F9上运用操作杆往下拉,松开键,太好了,下面分别为“=D10*E10”, “=D11*E11”, “=D12*E12”。。。。可是,有时候我们希望拖下来的公式中某个因素不要变怎么办?简单,运用定位符“$”啊,比如开始“F9”中输的是“=$D$9*E9”,你会发现下面分别为“=$D$9*E10”, “=$D$9*E11”, “=$D$9*E12”。。。。明白了吧?
6、 将数字化成以千位单位显示的妙法,有时我们的报表资料要求用千位单位表示,而我们从客户那里读来得数据是道各位还带小数点,如何变成N千呢?每个数除以1000,太麻烦了吧?看我的!选住所有需要变动的数字(不会不知道怎么选吧??!!),点右键“设置单元格格式”,“数字”对话窗中“自定义”,右边有一个输入窗,输入“#,”(引号千万别也输入了啊),OK,确定,搞掂!!!注意,此地还有很多功能,各位请自己慢慢挖掘吧!可以参考该软件的帮助功能,这也是我的老师啊。
7、 还有很多小技巧,一时难以想到,以后慢慢与各位分享。。。。。。。
二、 数据库处理
歉意,关于这一段,随便一个主题都得大篇幅的讨论,包括如何从客户的财务软件中导出需要的财务资料、数据“筛选和排序”、“分类汇总”、“模拟计算”、“透视表”等等功能,本人实在无法言简意赅的表达。只先将常用公式先讲,今后我一个一个主题来归纳一下好了。
三、 常用的公式(从简到繁,用举例进行说明)
(1) 对于SUM,AVERAGE,COUNT等基本函数大家一定要掌握,鉴于比较简单,不详谈。
(2) 数字函数,ABC()求绝对值函数;INT()四舍五入;
(3) NOW()为计算机使用当时的时间与日期;DATE(年,月,日)返回某日对应的系列数,在求日期之间的差有意义;DAYS360("日期1","日期2"),求日期1与日期2之间相隔天数,比如贷款数据库中求利息这个东东很有用的。
(4) IF函数,在G10中输入=IF(F9>0,F9,0)解释:如果单元格F9中数值大于0,那么F10的值等于F9中的值,否则等于0。
(5) SUMIF函数,在G10中输入=SUMIF(B8:B15,"=电脑",C8:C15) 解释:如果单元B列的第8行至第15行中有哪个几格中为“电脑”,则将C列中对应行的值相加。括号内逗号自然分三段,第一段是用于条件判断的单元格区域(可以是跨表、跨文件区域),第二段是数字、表达式或文字形式的判断条件,第三段是用于求和计算的实际单元格(省略时将用区域中的单元格,电脑自动找有数值的那列计算)。该函数,在审计中实际意义特大,比如编制审计调整汇总表时,可用这个公式从审计调整试算平衡表中汇总指定科目的调整数(乃必杀技!!)。
(6) VLOOKUP函数,搜索表表区域首列满足条件的元素,确定待检索单元格在区域中的行序号,在进一步返回选定单元格的值。默认情况下,表是以升序排列的。例在G10中输入=SUMIF("电脑",B8:D15, 3,0) 解释:在B的第8到15行中如果有一个值为“电脑”,则返回第D列(B为第1列,C为第2列,D为第3列)中该行的数值。括号内逗号自然分四段,第一段是需要在数据表首列中搜索的值(可以是数字、表达式或文字形式),第二段是收据表区域,第三段是用于返回数值的列在该区域中的列序数,第四段两个选择0为大致配备、1为精确配备。该函数在实际意义特大,比如一张表或文件中有一个关于物品名称和单价的数据库,在另一张表或文件中引用特定物品的单价就可以用这个函数了,酷吧?!!
(7) HLOOKUP函数,和VLOOKUP函数一样作用,只不过是将列换成行了。你应该知道如<
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