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Excel小经验（二）
来源作者：周国卿 发表时间: 2005-8-25 0:51:00 阅读数：1428
收藏四、克隆Excel表格数据的方法
1、克隆Excel表格
在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如：一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同；一个表格的某一行（列）数据相同；一个表格的某一行（列）数据呈等差（1、3、5、7、9）等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。
2、克隆Excel表格数据的方式
数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。
其克隆方式有四种：
（1）、相同数据的克隆
（2）、有特点数据的克隆
（3）、自定义序列的克隆
（4）、工作表间的克隆
3、“克隆”Excel表格数据的操作过程
（1）、相同数据的克隆首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”→选择克隆的方向。
（2）、序列数据的克隆在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据，其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列；在图2中选择适合目标的选项。
（3）自定义序列的克隆Excel已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级单位下属单位名称，这时需要自定义序列。自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。
（4）工作表间的克隆如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。
五、有效性检查的设置
Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制（例如，只能输入整数、小数或时间等），并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。
以小数（其它数据基本类似）的有效性检查为例，其设置方法是：
1.选中单元格或单元格区域。
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。
3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。
4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。
5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。
有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。
如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。
六、对输入提示的有效性检查
用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。
输入提示的设置方法是：
1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。
3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题（可选），再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。
4.完成后，单击“确定”按钮。此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！“提示框，对用户的操作进行指导。
如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开”输入信息“选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。
七、用“有效性检查”设置出错警告
数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。
出错警告的设置方法是：
1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话
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